onecloud.works draait zelf ook op onecloud.works

Eén systeem voor je hele bedrijf, en je hoeft niet alles tegelijk om te zetten

Of je nu printers verhuurt, IT-beheer levert, installaties onderhoudt of een groothandel runt: de kans is groot dat je bedrijf op zeven of meer losse systemen draait. Klanten staan in het CRM, contracten in een ander pakket, storingen in een ticketsysteem, de planning in een spreadsheet, de voorraad in het magazijnprogramma en de facturen in de boekhouding. Elk systeem doet zijn eigen ding goed. Het probleem zit ertussen.

Waar het misgaat: de naden tussen systemen

Bij elke overdracht van het ene systeem naar het andere gaat iets verloren. Een klant die belt over een storing, terwijl de medewerker niet ziet dat er vorige week al een monteur langs was. Een contract dat afloopt zonder dat iemand het merkt. Een order die is uitgeleverd maar nog niet gefactureerd. Niemand doet iets fout, maar de informatie staat op vijf plekken en geen van die plekken heeft het hele verhaal. Dus wordt er overgetypt, nagebeld en in spreadsheets gecontroleerd.

Alles op één plek

onecloud.works is één platform met één database. De onderdelen die je nodig hebt zet je aan, de rest blijft uit:

• Relaties en verkoop. Klanten, contactpersonen, leads, verkoopkansen en offertes.

• Contracten en facturatie. Abonnementen, vaste bedragen, verbruik en staffels, en de factuur die daar automatisch uit volgt.

• Service en support. Tickets met SLA, een klantportaal en de historie van de klant in één oogopslag.

• Planning en werkbonnen. Monteurs en consultants plannen, en digitaal afmelden op de telefoon met foto en handtekening.

• Inkoop, voorraad en logistiek. Van bestelling bij de leverancier tot levering bij de klant.

• Telefonie, mail en agenda. Gesprekken en mails landen bij de juiste klant, gekoppeld aan Microsoft 365.

• Financiën. Facturen gaan door naar je boekhouding, met de juiste grootboekrekening en btw.

Omdat het één systeem is, hoeft niemand gegevens over te zetten. Wie een klant opent, ziet de contracten, de open tickets, de laatste gesprekken, de planning en de facturen bij elkaar.

Voor jouw branche ingericht

Een IT-dienstverlener werkt anders dan een installatiebedrijf, en een groothandel anders dan een MPS-dealer. Daarom begin je niet met een leeg systeem, maar met een inrichting die past bij jouw branche: de juiste velden, statussen, contractvormen en termen. Of je nu in managed print, IT-dienstverlening, installatietechniek, handel en distributie, verhuur of zakelijke dienstverlening zit. Wat bij jullie anders is, pas je daarna zelf aan.

Automatisering die meekijkt

Als alle gegevens op één plek staan, kun je ook automatiseren wat nu handwerk is. Met workflows bepaal je zelf wat er gebeurt als iets verandert: een taak voor de accountmanager als een contract afloopt, een melding als een SLA dreigt te verlopen, een opvolgmail na een offerte. Daarnaast helpen AI-assistenten bij terugkerend werk, zoals het lezen en sorteren van inkomende mail. Ze stellen voor, jij beslist.

Stap voor stap overstappen

De grootste drempel bij een nieuw systeem is niet het systeem zelf, maar de overstap. Daarom hoeft dat bij ons niet in één keer.

1. Eerst een goed gesprek. Voordat er iets wordt ingericht, brengen we samen in kaart hoe jullie werken: wat jullie verkopen en beheren, hoe jullie factureren en welke systemen er nu draaien. Dat gesprek voer je deels met onze digitale interviewer, op je eigen tempo en met de collega's die het beste weten hoe het zit. Uit de antwoorden komt een voorstel voor de inrichting, dat je eerst ziet voordat er iets verandert.

2. Begin waar het het meest knelt. Is facturatie de grootste pijn, begin dan met contracten. Loopt service niet lekker, begin dan met tickets en planning. Modules zet je aan wanneer je eraan toe bent.

3. Je gegevens gaan mee. Klanten, contracten en producten halen we uit je huidige systemen. Dat kan in meerdere rondes: zolang het oude systeem nog draait, halen we de wijzigingen bij. Na elke ronde zie je wat er is overgekomen en wat aandacht nodig heeft.

4. Pas overstappen als het klopt. Je kunt een periode naast elkaar draaien voordat je het oude systeem uitzet. Pas als de cijfers kloppen, ga je over.

We gebruiken het zelf

onecloud.works draait zelf op onecloud.works. Onze eigen klanten staan als relatie in ons eigen systeem. Als een nieuwe klant aan de onboarding begint, volgen we die daar: hoe ver het bedrijfsprofiel is ingevuld, welk onderdeel net is afgerond en of het gesprek stilvalt, met een taak voor ons als dat gebeurt. En deze blog schrijven en publiceren we ook vanuit onecloud.works.

Dat doen we niet voor de show. Wat bij ons schuurt, merken we als eerste, en dan lossen we het op voordat jij er last van hebt.

Benieuwd hoe dat er voor jullie uitziet?

Vertel ons waar het bij jullie het meest knelt, dan laten we zien hoe je daar morgen mee begint, zonder dat de rest hoeft te wachten. Plan een kennismaking.